Poniżej znajduje się lista dokumentów koniecznych do otwarcia apteki internetowej.
Odniesienia do rozporządzenia dotyczą “Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie warunków wysyłkowej sprzedaży produktów leczniczych wydawanych bez przepisu lekarza”
- Regulamin, w tym procedury reklamacyjne (z uwzględnieniem § 8 rozporządzenia)
- Polityka prywatności
- Oświadczenie o cookies
- Formularz zgłoszenia do nadzoru farmaceutycznego
- Formularz zamówienia (§ 2 ust. 2 rozporządzenia)
- Formularz ewidencji zamówień w formie elektronicznej (§ 2 ust. 4 rozporządzenia)
- Procedura informacyjna (§ 3 rozporządzenia)
- Zasady wysyłki produktów (§ 4 rozporządzenia) – dokument wewnętrzny
- Zasady związane z wydzielonym miejscem do prowadzenia sprzedaży wysyłkowej (§ 5 rozporządzenia) – dokument wewnętrzny
- Procedura związana z nałożeniem obowiązków na farmaceutę odpowiedzialności za sprzedaż wysyłkową – dokumentacja pracownicza, w tym wyznaczenie obowiązków (§. 7 ust. 1)
- Procedura wewnętrzna związana z obsługą telefoniczną klientów – (§ 7 ust. 3 rozporządzenia)
- Procedury wewnętrzne z § 9 rozporządzenia, procedura:
- czynności wykonywanych przy sprzedaży wysyłkowej produktów leczniczych mających wpływ na ich jakość;
- czynności należących do pracownika wydającego produkty lecznicze oraz przygotowującego je do wysyłki oraz sposób i tryb dokumentowania wykonywanych czynności, w tym w szczególności dokumentowania kontroli, o której mowa w § 4 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia;
- postępowania dotyczącego produktów leczniczych nieodpowiadających wymaganiom jakościowym, w tym wstrzymanych lub wycofanych z obrotu.
- Zasady przechowywania istotnych danych – §10 rozporządzenia
- Wzór oświadczenia pracowników apteki o zapoznaniu się z procedurami
- Procedury związane z ochroną danych osobowych:
- zgłaszanie zbiorów danych do GIODO – gdy cele przetwarzania wymagają tego
- polityka bezpieczeństwa + ew. załączniki
- instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych + ew. załączniki
- wzory zgód na przetwarzanie danych osobowych przez klientów
- wzór oświadczeń i zobowiązań pracowników do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych
- wzory dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych (nie dotyczy wszystkich przypadków)
- rejestrowanie zamówień klientów oraz dokonywanej sprzedaży;
- zabezpieczenie produktów leczniczych w sposób zapewniający ich właściwą jakość i bezpieczeństwo stosowania;
- postępowanie z produktami leczniczymi wstrzymanymi lub wycofywanymi z obrotu i stosowania;
- rejestrowanie zwracanych produktów leczniczych i ich unieszkodliwianie;
- rejestrowanie reklamacji.
Procedury, obejmują w szczególności:
